Das FSIT-Vertragsarchiv ist eine Lösung für die Verwaltung von Vertragsunterlagen und dazu gehörendem Schriftverkehr. Von der schnellen Suche nach Vertragsunterlagen bis hin zur Outlook™-Benachrichtigung bei vertragsrelevanten Terminen bietet Ihnen dieses Programm ein schnell zu erlernendes Hilfsmittel für Ihre tägliche Arbeit.
Auf einen Blick...
- Netzwerk- und Mandantenfähig
- zentrale Speicherung aller archivierten Dokumente
- zentrale Benutzeradministration
- einfache mandantenübergreifende Suche nach Vertragspartnern, Vertragsbezeichnung oder Bezeichnung von gespeicherten Dokumenten
- Verwaltung von Zugriffsberechtigungen auf Mandantenebene, unterschiedliche Ebenen für die Vergabe von Berechtigungen (lesen, ändern, Vollzugriff) für Verträge und Vertragsdokumente
- Unterstützung der Dateiformate Adobe® PDF, TIFF Faxgruppe G4 und JPEG™ für die Übernahme von Dokumenten
- Synchronisation von Vertragsbenachrichtigungen nach Microsoft® Outlook™
- In 3 Versionen verfügbar:
- Netzwerkfähig mit MySQL™ als Datenbanklösung (für große Firmen)
- Netzwerkfähig mit Microsoft® Access™ als Datenspeicher (benötigt kein MS® Access™) für kleine Firmen und lokale Installationen
- Offline-Synchronisationsmodul inkl. Offlineversion für die Nutzung der Archivinformationen auf dem Laptop (keine lokale Änderung von Daten möglich)
Screenshots...
Auf dem Beispiel sehen Sie das Anzeigefenster für die Vertragsinformationen (klicken Sie das Bild an, um eine vergrößerte Darstellung zu erhalten). Im oberen Teil sehen Sie die relevanten Vertragsdaten, im unteren Teil finden Sie die zum Vertrag hinterlegten Dokumente. Mit einem Klick auf einen Dokumenteintrag öffnet sich ein Betrachter für das entsprechende Dateiformat.
Der nebenstehende Screenshot zeigt die Benutzererwaltung der Applikation. Der obere Teil ist für die Vergabe globaler Applikationsberechtigungen (z.B. Berechtigung zur Verwaltung von Vertragspartnern und Mandanten sowie zur Benutzerverwaltung) zuständig. Im mittleren Teil können Sie für einzelne Benutzer die Mandantenberechtigungen festlegen. Der untere Teil des Fensters ist der Neuzuordnung gelöschter Dokumente vorbehalten. Da im Archiv die echte physische Löschung von Dokumenten nicht möglich ist, haben Sie hiermit die Möglichkeit, falsch zugeordnete Dokumente an die richtige Position zu bewegen.
Dieses Beispiel zeigt die Verwaltung der Vertragspartner. Bei diesem Fenster wurde bewusst auf die Informationen zu Ansprechpartner, Telefon und Faxnummer verzichtet. Stattdessen werden diese Daten direkt beim betreffenden Vertrag hinterlegt. Ein einmal angelegter Vertragspartner kann ohne Einschränkung in allen Mandanten genutzt werden.
Zu guter Letzt sehen Sie hier das Fenster für die Vertrags- und Dokumentensuche. Sie können die Suche auf einen Mandanten einschränken, aber auch über alle Mandanten durchführen, für die Sie zugriffsberechtigt sind. Bei der normalen Suche werden die Vertragsbezeichnung, die beiden Namensfelder des Vertragspartners und der Mandantenname durchsucht. Wollen Sie zusätzlich nach Text in der Dokumentenbeschreibung suchen, klicken Sie das entsprechende Feld an.